Nye regler om databeskyttelse for danske fodboldklubber

Idrætsforeninger har i mange år været underlagt persondatalovens regler for behandling af personoplysninger. Den 25. maj 2018 træder EU's nye databeskyttelsesforordning i kraft. Den skærper bl.a. klubbens pligt til at oplyse om samt dokumentere, hvilke oplysninger, vi har registreret om vores medlemmer. Klubberne kan stadig indsamle, opbevare og anvende personoplysninger fra medlemmerne, så længe der er saglige og legitime grunde hertil.

Helt overordnet stiller Databeskyttelsesforordningen fire hovedkrav til klubbens behandling af medlemmernes personoplysninger.

1. Klubben skal altid have et sagligt formål med at registrere og behandle personoplysninger og skal begrænse disse oplysninger til de strengt nødvendige i forhold til det saglige og legitime formål.
2. Klubben skal dokumentere, at den har overblik over behandlingen af personoplysninger. Det gør klubben bl.a. i en såkaldt ”fortegnelse”, hvor den angiver, hvilke typer af oplysninger, der behandles, hvem der behandler dem, og hvor de arkiveres.
3. Klubben skal informere medlemmer om, hvilke oplysninger der er registreret og hvorfor. Dette sker i klubbens såkaldte ”privatlivspolitik”, som også kan læses her på hjemmesiden.
4. Endelig skal klubben have tilpas datasikkerhed og skal anmelde brud på datasikkerheden til Datatilsynet.

De nye EU-regler betyder bl.a., at du som medlem har krav på at få at vide, hvilke oplysninger klubben har registreret om dig, og du har ret til at få berigtiget dem. Du har også ret til at få slettet informationer om dig, som klubben ikke længere har sagligt belæg for at opbevare. Som udgangspunkt må klubben dog godt af administrative grunde gemme oplysninger om almindeligt medlemskab i op til 1 år efter ophør.

Derudover betyder de nye databeskyttelsesregler, at DBU har besluttet at indføre et digitalt fodboldpas for alle spillere, som skal hjælpe alle med at overholde den nye databeskyttelsesforordning. Fodboldpasset lanceres i maj.

Det er klubben som sådan, der er dataansvarlig og derfor skal sikre, at reglerne overholdes. 

Ellers kan vi henvise til DBU’s Data Protection Manager på persondata@dbu.dk

For yderligere info om de nye databeskyttelsesregler henvises til DBU’s temaside: https://www.dbu.dk/temaer/fodboldpas_og_persondata/persondatalov

***********

Privatlivspolitik for Virum-Sorgenfri Boldklub (VSB)

pr 25.05.2018

I forbindelse med dit medlemskab (omfatter også prøvemedlemsskaber) i Virum-Sorgenfri Boldklub] behandler vi en række oplysninger om dig.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine data. Vi har derfor udfærdiget denne privatlivspolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af Virum-Sorgenfri Boldklub.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine oplysninger til brug for dit medlemskab af Virum-Sorgenfri Boldklub. Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer til andre, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

Virum-Sorgenfri Boldklub er dataansvarlig – kontaktinformation

Virum-Sorgenfri Boldklub er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Virum-Sorgenfri Boldklub kan kontaktes her:

Virum-Sorgenfri Boldklub

Kaplevej 46b

CVR-nr: 25839714

Telefon: 30119225

Mail: VSB@VSB-FODBOLD.DK

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, herunder retsgrundlaget

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er et medlemskab Virum-Sorgenfri Boldklub.

Dine oplysninger behandles således for at kunne håndtere dig som medlem i Virum-Sorgenfri Boldklub, hvilket omfatter:

• orientering om Virum-Sorgenfri Boldklubs aktiviteter i klubben og i klubhuset eksempelvis i nyhedsbreve og klubblad
• registrering af score
• turneringsplanlægning og -afvikling
• håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne
• opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent
• afholdelse af sociale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• brug af situationsbilleder taget i og omkring banen både i dagligdagen og under turneringer
• registrering og offentliggørelse af klubmestre og topscorere på hjemmeside og i klubhuset
• administration, registrering og evt. offentliggørelse af spillere, vedrørende talenthåndtering, scouting og ved deltagelse i TOP-centre
• udsendelse af spørgeskemaer/tilfredshedsundersøgelser om dit medlemskab i klubben
• opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder.
• hvis du som frivillig indtræder i Virum-Sorgenfri Boldklubs bestyrelse, i en bestyrelse i en af klubberne-i-klubben, eller i et udvalg vil dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon [og billede – husk samtykke] blive delt med klubbens medlemmer på hjemmeside, i kommunikationen til medlemmer, i klubhuset og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan klubbens medlemmer kan kontakte dig
• som træner, holdleder, ungtræner, assistenttræner til udbetaling af løn eller godtgørelse, indhentning af børneattest og andre relevante opgaver iforhold til ansættelsen.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af [1) persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet de behandles for at kunne opfylde den kontrakt (aftale), der er mellem dig og klubben om et medlemskab af [indsæt klubbens navn]. eller 2) interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f). De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er udøvelse af den idrætsaktivitet (), som du selv har ønsket at deltage i og som er nærmere beskrevet under formålet ovenfor.] Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer til brug for indhentelse af børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. børneattestloven § 2, stk. 1. [Retsgrundlaget for behandling af CPR-nummer på gavegivere følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, idet SKAT kræver gavegivers CPR-nummer oplyst, for at gavegiver kan opnå skattefrihed].

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger på:

• Medlemmer omfattende både børn og unge under 18 år og voksne.

Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt andre fodboldrelevante oplysninger som eventuel tidligere klubber.

For det tilfælde, at du deltager i foreningens arbejde som frivillig, og i den forbindelse har med unge at gøre, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig. I sådant tilfælde vil vi også behandle dit CPR-nr. til brug for indhentelse af børneattesten, ligesom vi vil behandle den modtagne børneattest.

Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse og portrætfoto og dertil bank kontonr til betaling af løn, godtgørelse eller refusioner.

Deling af dine persondata

Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:

• Forbund (DBU samt Lokalunion og/eller Divisionsforeningen
• Økonomisystem (bla DANLØN samt DBU Kluboffice)
• Bogholderi partner
• Betalingsservice med henblik på betalingsformidling
• Andre medlemmer i klubben
• Bank (DANSKEBANK)
• Politiet når vi indhenter børneattester
• Rådgivere som advokater og revisorer m.v.
• Offentlige myndigheder, f.eks. SKAT ved evt. løn/honorar

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Personoplysningerne behandlet af Virum-Sorgenfri Boldklub indhentes alene hos dig eller den værge, som har meldt dig ind. Eller ved ansættelse baseret på de informationer du har fremsendt.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er medlem hos os, og i op til 5 år efterkalenderåret for din udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.